Folkrörelsearkivets stadgar

Antagna vid extra föreningsstämma 2005-09-27

  • 1 Namn

Föreningens namn är Jönköpings läns folkrörelsearkiv.

  • 2 Säte

Föreningen har sitt säte i Jönköpings kommun.

  • 3 Ändamål

Jönköpings läns folkrörelsearkiv (JFA) är en ideell förening för enskilda arkivbildare i Jönköpings län. Arkivets uppgift är att insamla, inventera, förteckna, bevara och vårda arkivalier från organisationer av folkrörelsekaraktär och övriga enskilda arkivbildare i Jönköpings län. Föreningens verksamhetsområde är Jönköpings län.

  • 4 Medlemskap

Medlemskap i Jönköpings läns folkrörelsearkiv är öppet för inom Jönköpings län verksamma organisationer av folkrörelsekaraktär samt övriga enskilda arkivbildare. Landstinget i Jönköpings län samt länets kommuner äger även rätt att vara medlemmar i arkivet.

  • 5 Medlemsavgift

Anslutna föreningar och andra medlemmar erlägger den avgift årsmötet beslutar.

  • 6 Representantskap

Medlemsorganisationerna företräds vid JFA:s huvudsammanträden av två ombud. Dessa ombud utgör representantskap, som väljer styrelse.

  • 7 Representantskapets möten

Representantskapet sammanträder till årsmöte före maj månads utgång. Då styrelsen finner erforderligt eller framställning därom sker av minst en tredjedel av de anslutna medlemmarna, skall därjämte kallas till extra möte.

Skriftlig kallelse skall utsändas senast 30 dagar före årsmöte och extra möte. Ärenden som avser ändring av stadgarna, ändring av årsavgiften och ekonomiska frågor av vikt, får ej avgöras med mindre än att ombuden delges detta i kallelse.

Vid ordinarie årsmöte skall följande ärenden behandlas:

Godkännande av kallelse till årsmötet

  1. Fastställande av dagordning
  2. Fastställande av röstlängd
  3. Val av årsmötesfunktionärer
    1. ordförande för mötet
    2. sekreterare för mötet
    3. protokolljusterare tillika rösträknare
  4. Styrelsens årsredovisning
  5. Revisorernas berättelse
  6. Beslut om ansvarsfrihet
  7. Fastställande av medlemsavgift
  8. Fastställande av arvoden
  9. Fastställande av verksamhetsplan och budget
  10. Beslut om antal styrelseledamöter och ersättare
  11. a) Val av ordförande det år val skall förrättas
  12. b) Val av övriga ledamöter och ersättare
  13. Val av revisorer och ersättare
  14. Val av valberedning
  15. Av medlemmar, styrelse och revisorer väckta frågor
  16. Övriga till årsmötet hänskjutna frågor

Fråga som skall behandlas på representantskapets sammanträden, skall ha inkommit skriftligen till styrelsen senast 14 dagar före representantskapets sammanträden.

Varje ombud vid representantskapets möten äger en röst.

Beslut kan fattas med enkel majoritet av de i omröstningen deltagande ombuden genom öppen omröstning, såvida icke förslag framförs och bifalles om sluten omröstning.

  • 8 Valberedning

Representantskapet väljer vid sitt årsmöte en valberedning. Den utgörs av tre personer, varav en utses till sammankallande. Därjämte väljs två ersättare.

Valberedningens förslag till val av styrelseledamöter och revisorer skall bifogas kallelsen till årsmötet.

  • 9 Styrelsen

JFA:s styrelse består av högst sju  och minst fem ledamöter och fem ersättare. Föreningen utser sex ledamöter och fyra ersättare.

En ledamot och en ersättare utses av Landstinget i Jönköpings län. Övriga ersättare inkallas i den ordning de är valda. Ordförande väljs för en period av två år av årsmötet, i övrigt fördelar styrelsen inom sig övriga funktioner.Styrelseledamöternas mandattid är två år. Mandattiden är så fördelad, att tre ledamöter och två ersättare väljs vid varje årsmöte.

För representanter utsedda av Landstinget i Jönköpings län gäller mandattiden för landstingets valperiod.

För att styrelsebeslut skall vara giltigt krävs att mer än hälften av styrelsens samtliga ledamöter är ense. Styrelsen får ej besluta i ärenden såvida inte minst fem ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal gäller den mening som biträdes av ordföranden utom vid val då lotten avgör.

Styrelsen utser inom sig ett arbetsutskott av tre ledamöter jämte arkivchefen.

JFA:s arkivchef, för vilken särskild instruktion utfärdas, skall deltaga i styrelsens och arbetsutskottets sammanträden. Styrelsen handhar arkivets angelägenheter i enlighet med stadgarna och de riktlinjer representantskapet anger. Styrelsen anställer personal och utfärdar arbetsinstruktion.

Styrelsen utser representanter för arbetsgivarparten vid förhandlingar om löne- och anställningsvillkor med personal. Styrelsen skall avge årsredovisning, budgetförslag och verksamhetsplan för nästkommande års verksamhet vid årsmötet.

  • 10 Firmateckning

Styrelsen utser de personer som äger rätt att teckna JFA:s firma.

  • 11 Räkenskaper och revision

Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår.

Årsredovisning skall vara revisorerna tillhanda senast den 1 mars.

För årsmötet skall styrelsen framlägga en av styrelsens ledamöter underskriven verksamhetsberättelse för senaste verksamhetsåret. Berättelsen skall uppta vinst-och förlusträkning samt in- och utgående balans.För granskning av styrelsens verksamhet utser årsmötet två revisorer samt två ersättare för dessa.

Revisorernas mandattid är två år.

Därtill utser Landstinget i Jönköpings län en revisor och dennes ersättare. Revisorerna skall verkställa revision av styrelsens räkenskaper och förvaltning och till årsmötet avge berättelse med till- eller avstyrkande av ansvarsfrihet.

Årsrevision skall vara verkställd och berättelse ingiven till styrelsen inom en månad från den dag då bokslutet överlämnats till revisorerna.

  • 12 Arkivets begagnande

Arkivmaterialet är fritt tillgängligt om inte deponent bestämt annorlunda.

Begagnande får endast ske med bistånd av arkivchef eller dennes medhjälpare och endast de äger rätt att i arkivet utta eller inlägga handlingar. Allt begagnande är avgiftsfritt. För utnyttjande av bildmaterial kan dock avgift uttas. Begagnande av arkivalierna får endast ske i JFA:s lokaler samt hos sådana institutioner, som uppfyller Riksarkivets fordringar för inlåningsrätt.

Hemlån av arkivalier får endast ske av styrelserna i de organisationer som deponerat handlingarna eller av person som dessa skriftligen godkänt.

  • 13 Avgifter

Medlemsavgift och hyllmeteravgift för JFA:s medlemmar fastställs av årsmötet. Övriga avgifter fastställs av styrelsen. Styrelsen äger dessutom rätt att besluta om befrielse av hyllmeteravgift.

  • 14 Utträde

Medlemsorganisation har rätt att efter skriftlig ansökan utträda ur föreningen. Utträdet träder i kraft året efter gjord utträdesansökan.

  • 15 Föreningens upplösning

JFA får ej upplösas om minst två av de anslutna organisationerna önskar fortsätta verksamheten.

I händelse av upplösning skall JFA:s tillhörigheter och tillgångar sedan deponenterna tillskrivits, överlämnas till Landsarkivet i Vadstena eller Jönköpings läns museum.

  • 16 Stadgeändring

Ändring eller tillägg till dessa stadgar kan endast ske genom beslut av två på varandra följande representantskapsmöten, varav ett skall vara ordinarie årsmöte.